事務処理能力で仕事の能率アップ【事務処理能力とは何だろう】 |
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事務処理能力とは何でしょうか？
｢僕は営業職だから、事務処理能力はなくてもいい｣
｢事務処理能力は、事務職の人が身につければいいものでしょ｣
そう思う人もいるかもしれませんが、それは大きな間違いです。
事務処理能力とは、読んで字のごとく、事務をする能力なのですが、実はどの仕事にも事務処理はつきもの。さらに言えば、例えば勉強などは、事務処理能力が高い方が効率よく進められるといえるのです。
事務処理能力は効果的な勉強法と同じ
例えば、営業で得意先を回り、商談をまとめてきたとします。その結果は、文書にして提出しませんか？ それが手書きだったり、パソコンを通じての提出だったりの違いはあるでしょうが、何らかの事務的な手続きをするはずです。
また、プレゼンをする場合、その商談で商品を説明するためのプレゼン資料を作らなければなりません。この作業は、営業のための事務処理です。
事務処理とは、例えばデスクに座って文字を書いたり、パソコンを打ったりする仕事の総称で、内容は多岐に渡ります。身体を使うのではなく、主に頭を使う仕事を指す総称のようなものです。前述の勉強も、机に向かって頭を使います。ですので、事務処理能力と同じものが要求されます。効果的な勉強法を行ってきた人は、事務処理能力も高いのはそのせいです。
そしてさらに言えば、営業職の人は、事務処理はできるだけ早く済ませて、営業に力を入れたいはず。だったらなおさら、事務処理能力をアップさせることが大切だといえるのではないでしょうか？
並行処理能力を高められる
また、事務処理は、複数のことを同時進行で行うことが多く、平行処理能力が求められます。事務職の人は、ルーチンな仕事をこなしながら、他から依頼のあった仕事や突然必要になった仕事を組み合わせ、同時進行で進める能力が求められます。
営業職の人は、メインワークである営業を成功させるために、たくさんのことを想定しながら、作業を進めなければなりません。だからこそ、より高い事務処理能力を身につけることで、仕事の能率がアップするのです。
ちなみにこの並行処理は、右脳が得意とする分野。左脳は、ひとつのことしか処理できないので、一度にたくさんのことをこなそうとすると、結局どれもうまくいかないことになります。
手ではパソコンを使って業務報告書を書きながら、スタッフの話を聞き、的確な指示を出しているような人が、あなたの近くにもいるはずです。そんな人は、右脳をうまく使える人。発想も豊かで、誰もが一目置くような人ではないでしょうか。
事務処理能力をアップすることで、並行処理能力も上がり、ひいては、仕事のすべての能力がアップするのですから、事務処理を甘く見てはいけません。
